新入社員のためのビジネスマナー講座

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ビジネス文書の基本は堅く、丁寧に

会社に勤めている場合、必ず必要となるのがビジネス文書の作成です。
ビジネス文書というのは、簡単に言えば、仕事で使用する書類です。
当然、社内でのみ使用する文章と、社外に対して送付、発信する文章では全く異なります。

近年では、メールによるやり取りが増えました。
メールでビジネス文書を作成するのも、スキルとして必要になっているのです。
とはいえ、それほど違いはないので、基本的には紙の書類を作成するノウハウから覚えていきましょう。

ビジネス文書は、マナー遵守が絶対です。
会話では、マナー違反な言動をしても、その場ですぐ謝罪できます。
瞬発的な失敗は誰にでもある事なので、問題になる事だって少ないでしょう。
しかし、文章化した書類の失敗は、後々面倒になりかねません。
修正するだけでも結構大変な手順を踏むでしょう。
その為、ビジネス文書においてマナー違反がないかをくまなくチェックする事が必要になります。

ビジネス文書というのは、基本的には堅い文章、丁寧な文章が使用されています。
ほぼテンプレート化しているので、それを覚え、そこにケースバイケースで言葉を足すのが基本です。
その為、実はあまり難しくはないのです。
身構える必要はないので、焦らずゆっくりと覚えていきましょう。

ビジネス文書で重要なのは、日付がちゃんと明記されているかどうかです。
記録物には、日付をつける必要があります。
後々の整理の際に混乱しないよう、必ずチェックするようにしましょう。

2011年11月11日|

カテゴリー:ビジネス文書

乗り物の席次

ビジネスマナーにおいて、席次は非常に重要です。

上司であったり上位の方々は自分の席がわかっているので、特に問題はないでしょう。
しかし、それを知らない場合、誤って身分が上の人の席に座ってしまったり、
足をかけてしまうという失態を犯す可能性もありますよね。

これは当然ビジネスマナーを著しく違反している事になります。
そういったミスがないように、入社前からでも席次については把握しておきましょう。

席次において、特に難しいのが乗り物です。
乗り物の場合、先に下の者が乗ることが多いので、間違えてしまう可能性が高いのです。
そうならないように、しっかりビジネスマナーの一環として覚えましょう。

まず、タクシーの場合、上座は運転席の真後ろの後部座席です。
次に、助手席の真後ろ、後部座席の真ん中、そして助手席という順番になります。
乗用車だと、助手席が上座となりますので、違いには注意しましょう。

次に電車ですが、原則として窓側が上座です。
向かい合わせで座る場合、顔が進行方向に向く席が上座となります。
その為、一番偉い人は進行方向に顔を向ける席の窓側、次はその対面の席です。

そして、エレベーターでは、後方の中央が上座です。
次に操作パネルから一番遠い隅、そしてパネルのない方のドア側。
最後にパネルの前の順番となります。
これは、人が多くなった場合でも、快適にいられる場所を上座にするという考えの下に設定された順番です。

こういった席次は、必ず遵守すべきではあります。

しかし、お客様や上位の方が自分の好きな席がある場合は別です。
その場合そちらを優先しましょう。

2011年11月 9日|

カテゴリー:接客のマナー

よく使う敬語

社会人として生きていく上で非常に使う頻度が高くなるのが敬語です。

学生の内でも、教師や先輩と話す時に使う機会がありますが、その場合は、敬語というより丁寧語が圧倒的に多いのです。
また、丁寧語といっても、かなり適当なのが一般的な感覚ではないでしょうか。
しかし、社会人となるとそうは言っていられません。
ビジネスマナーの基本中の基本である敬語をしっかり操る事ができなければ、大きな失態をどこかで招いてしまうでしょう。
ビジネスマナーの遵守の為にも、敬語は完璧に学んでおく必要があります。

では、実際によく使う敬語についてご説明していきます。
まず、会社の呼び方です。
自分の会社を指す言葉、相手の会社を指す言葉でそれぞれ違ってきます。
自分の会社は「弊社」「当社」、相手の会社は「御社」「貴社」を使います。
これはビジネスマナーの基本である敬語のさらに基本です。

次に、電話対応で使う言葉について紹介をしておきます。
相手に身分を聞く場合は「失礼ですが、どちら様でしょうか?」という聞き方で問題ないでしょう。
用件を聞く際は「どのようなご用件でしょうか?」、待機させる場合は「少々お待ち下さいませ」「お待たせ致しました」です。
こういった正しい言葉を使う事で、社会人としての責務を果たす事ができます。

丁寧語は比較的に間違える事は少ないのでしょう。
しかし、尊敬語、謙譲語はごっちゃになりがちです。
例えば、「行く」の場合、尊敬語は「いらっしゃる」、謙譲語は「参る」か「伺う」ですよね。
さすがに自分が行く際に「そちらにいらっしゃいます」とは言わないでしょうが、相手が来る事を「こちらに伺うようです」と言ってしまうことがあるかもしれません。
このように、結構ごっちゃになりがちなので、敬語には注意が必要です。

2011年10月20日|

カテゴリー:電話のマナー

ビジネスマナーの基本は挨拶

挨拶をしているイラスト 何事でも、基本というものはあります。
勿論ビジネスマナーであっても例外ではありません。
そして、ビジネスマナーは特に基本が重要と言われています。
では、その基本とは何を指すのでしょうか。

それは、挨拶です。

挨拶ができるかどうかは、家庭や学校での教育がほとんどのウエイトを占めます。
全く挨拶をする習慣がない環境で育ったら、ハキハキと挨拶を言えない人もいるでしょう。
そういう場合、自己啓発の革命を起こしてでも挨拶ができるようにならなければ、社会ではやっていけません。
しっかりと挨拶をしなければ、社会では相手にもされないのですから。

では、ビジネスマナーにおける挨拶というのは、基本的にはどのような言葉遣いなのでしょうか。
大体の目安ですが、午前11時までは「おはようございます」、11時以降は「お疲れ様です」「こんにちは」。
退社する際は「お先に失礼します」、退社する人に対しては「お疲れ様でした」というのが基本でしょう。
まずはこれらをしっかり使うことがビジネスマナーの基本と言えます。
当然、立場が違えば言葉遣いも違ってきます。
中にはどんな時間でも「おはようございます」が基本の世界もあります。

挨拶はコミュニケーションにおける出発点であり、第一印象を決定付けるものです。
つまり、あらゆる局面において、挨拶がすべてのはじまりであると言えます。
挨拶ができないだけで自分を低く見られることに憤りを感じる人もいるようですが、
実際、挨拶にはその人の礼儀が全て集約されているといっても過言ではありません。
これをしっかりできていなければ、社会から締め出されてしまうことさえあるのです。

以上のことから、挨拶は必ずしっかりと、ハキハキと言えるようにしましょう。

2011年10月 7日|

カテゴリー:社内でのマナー

デスクは常に清潔に

ある程度社会人としての生活に慣れてくると、
自分の家とまでは言わないものの、職場がかなり身近なものに感じるでしょう。
そうなると、緊張による失敗や不安とは別の問題が発生します。
気の緩みによるミス、あるいは失態です。
その中でも特に多いのが、デスクの整理を怠るというものです。

自分のデスクは、自分の裁量の中で管理されます。
ですから、なかには自分の家と同じような感覚で物を置きっぱなしにしていたり、
いろいろな物を乱雑に重ねたりしている人もいると思います。
特に、あまり職場にいない営業の仕事をしている人は、デスクを不衛生な状態にしている事も結構多いのではないでしょうか。

ビジネスマナーの観点で言えば、デスクが汚いのは完全にアウトです。
ビジネスマナーは、自分以外の人に対して不快感を与えないなど、普通の生活で遵守すべきマナーも当然含まれます。
仕事に関することだけ、しっかりしていればいいわけではありません。
デスクが汚ければ、周りの人は当然良い思いはしないでしょう。
最悪の場合、物が隣のデスクに置かれたりして、隣りの人の邪魔になる事もあり得ます。
そうなると、もう完全に職場では白い目で見られてしまいます。
こんなことで評判を下げても何ひとついいことはないので、デスクはしっかり片付けるようにしましょう。

デスクというのは、会社の一部であり、個人の所有物ではありません。
会社の物を扱っているのですから、確実に綺麗にしておきましょう。

2011年9月28日|

カテゴリー:社内でのマナー

セクハラは例外なくNG


ビジネスの世界に限らず、あらゆる世界でのマナーとしてあり得ない行為があります。
それはセクハラです。
いまさら説明不要かもしれませんが、セクハラというのは、セクシャルハラスメント、すなわち性的な嫌がらせです。
とはいえ、これだけ社会的問題として取り扱われているにも関わらず、ビジネスマナーとして遵守を呼びかけない会社もある程、なかなか改善されない部分ではあります。
女性の新入社員の方にとっては、かなり頭の痛い問題でしょう。

セクハラは、毅然と対応するというのが一番ですが、誰しもがそうできるわけではありません。
職場ではできるだけ短いスカートを履かない、飲みに誘われても一次会のみで帰る、異性と二人になる環境を作らないなど、できる限りセクハラをされる状況を作らない努力が必要になります。

一方、男性はその気がなくともセクハラとみなされる事もあるので、注意が必要です。
例えば、性的な話題は全てNGと考えて良いでしょう。
異性の身体はもちろん、髪を触るのもダメです。
無理にデートへ誘ったり、カラオケで歌わせたりするのもダメです。
結婚はいつするの?といった質問や、性的な要素のある読み物を会社で読むのもアウトです。
厳しいかもしれませんが、誤解される行為全てがNGという事になります。

セクハラ行為は当然ビジネスマナーを全く守れていないとみなされます。
誤って行ってしまった場合、ただちに謝罪しましょう。
その時ものをいうのが、日頃の行いと同僚との付き合い方です。
信頼が既に成り立っていれば、ひとつの間違いくらいは警告で済むでしょう。

ただ、現実問題として、顔のいい人はセクハラのボーダーラインが上がります。
男前は得ですね...^^;

2011年9月12日|

カテゴリー:社内でのマナー

○お辞儀を使い分けよう

うさぎのイラスト
ビジネスの挨拶は、基本的には4つの項目で構成されています。
一つめはタイミング。
二つめは言葉遣い。
三つめは声の大きさ。
そして最後に、お辞儀です。

まずタイミングですが、これはかなり重要になってきます。
例えば、上司が誰かと話をしているタイミングで挨拶をするなんて、はっきり言ってありえません。
その場合は、会釈のみを行うのがマナーです。
もちろん、何か用がある場合は別ですが。
そういう場合は「失礼します」と一言入れてから、用件を伝えましょう。

二つめの言葉遣いですが、実はそこまで重要ではありません。
もちろん、無礼な言葉遣いは論外です。
しかし、細かい部分のミスはさほど影響は与えません。
もちろん、礼儀に厳しい上司や先輩の場合は、ビジネスマナーとして、細部まで気を使いましょう。

三つめの声の大きさは、結構重要な事です。
声が小さくて何を言っているのかわからないような挨拶だと、場合によっては不快感を与えてしまいます。
逆に声が大きすぎても、快く思わない人だっているでしょう。
声の大きさは、相手に合わせることが大事です。
例えば、体育会系の方であれば大きな声で挨拶をする方が良いでしょう。
新入社員の間は、元気さをアピールする為にも多少声を張るのが有効かもしれません。
ただ、職場によっては浮いてしまう事もあるので、相手や職場に合わせて調整しましょう。

そして最後のお辞儀です。
これはかなり重要な事なのです。
お辞儀というのは、角度で主に三つに分かれています。
出社、退社の際やすれ違った際は、15度程度の軽い会釈。
しっかりと挨拶すべき上司、お見送りやお迎え、取引先への訪問の際は30度ほど中礼を。
そして、冠婚葬祭、感謝、お詫びといった場合は45度で敬礼をします。
あまり曲げすぎるのは、パフォーマンスと取られる可能性があるので角度には注意しましょう。

2011年8月30日|

カテゴリー:接客のマナー

冠婚葬祭の時のお祝いと香典の金額は?

冠婚葬祭も、ビジネスマナーのひとつです。
というのも、会社の同僚や先輩、または上司、
あるいはビジネス先の相手方の結婚式に招待されたり、もしくは葬式に出席したりする事があるからです。
こういった場合、いくつかのビジネスマナーをこなしていく必要があります。

そこで最も頭を悩ませるのは、結婚式のお祝いと葬式の香典ではないでしょうか。
一体いくら入れれば良いのかわからない、という人が多いと思います。
先輩や上司に聞けば大体の相場はわかりますが、そうすると若干高めの金額を言われる可能性も否定できません。
できれば相場きっちりで抑えたい人は、おおよその相場を知っておいた方が良いでしょう。

まず、結婚式のお祝いの相場ですが、友人として出席する場合は2万円程度です。
かなり親しくしてもらっている相手ならば、3万円ほどでも良いでしょう。
直接の上司の子供さんの結婚式などは、もう少し高めでもいいかも知れません。
尚、欠席する場合は出席する場合の半分くらいの額が妥当です。

香典は、同僚、先輩、あるいは上司の場合は5千円~1万円程度が相場です。
あまり高い金額を包む必要はありません。
それよりも、相手方の家族への対応をきちんと行いましょう。
葬式の場合は、亡くなった方によっては冷静でいられない事もあります。
それでも、その方の最期をしっかりと見守ってあげるよう、冷静に務めましょう。
これはビジネスマナーではなく、人としての使命なのです。

2011年8月25日|

カテゴリー:冠婚葬祭のマナー

敬語はあらゆるビジネスマナーの基本

敬語はビジネスマナーの基本です。
ですが、これはビジネスマナーに限った事ではありません。
社会人として生きていく中で、敬語は非常に重要であり、基本中の基本なのです。

残念ながら近年、敬語を使えない人が非常に増えています。
その結果は、各界の著名人の失言騒動を見ればわかるでしょう。
彼らがバッシングされた理由のひとつに、正しい敬語を使えていないからというものもありました。
人間は、無意識のうちに体裁を気にしてしまう生き物です。
敬語を使えない人は、それだけでかなり印象を悪くします。
逆にどれだけ悪ぶっていても、言葉遣いが丁寧なだけでだいぶ得をします。
特に、年配の方はそれをかなり気にする傾向があります。
敬語が正しく使えないのは、会社内での自分、会社外で会社のイメージを悪くなります。
つまり、ビジネスマナーを根本から守れていないことを意味するのです。

では、敬語についてもう少し踏み込んでみましょう。
敬語は、尊敬語、謙譲語、丁寧語の三種類あります。
尊敬語は相手を立てるための言葉。
謙譲語はへりくだるための言葉。
そして、丁寧語は、言葉を丁寧にし、柔らかくするための言葉です。

これらの言葉をしっかり使い分けないと、マナーを遵守しているとはいえません。
とはいえ、敬語の使い分けというものは、結構難しかったりします。
偉い人でも、間違っている事がしばしばあるのです。
特に、尊敬語と謙譲語を間違うパターンが多いようですね。
なるべく間違えないように、学校の教科書を押入れから出してでも勉強する事をお勧めします。

お茶出しは意外と大変?

昔は新人OLの基本的なお仕事に、お茶出しが挙げられていました。
今でもその風潮はさほど変わっておらず、お茶を出す頻度は当時と同じです。
男女平等という観点からいうと、議論の余地はあると思います。
しかし、現時点において女性の社会人にとってお茶出しは主要なお仕事といえるのです。

では、このお茶出しはどういった点が重要といえるでしょうか。
まず大事なのは、自分の所属している部署の人の好みをいち早く覚える事です。
お茶が好きな部長にコーヒーを出してしまうと、嫌な顔をされるでしょう。
文句のひとつくらい言われるのも仕方ないかもしれません。
また、甘いのが苦手な人に砂糖を沢山入れようものなら、それは嫌がらせと受け取られるでしょう。
どの先輩がどの種類の飲み物を、どんな味で欲しているか。
というのをいち早く把握するのが、大切でしょう。
ですが、本人に直接聞いているとかなり時間もかかってしまいます。
なので、経験者に聞いてメモをとるのがいいでしょう。
それができない場合は、まず無難にお茶を出して、そのときに聞くと良いでしょう。

基本的に、出す飲み物は、煎茶、コーヒー、紅茶のどれかです。
お茶に関しては玉露やほうじ茶などあります。
また、コーヒー、紅茶はアイスかホットかの違いだってあります。
夏だからアイス、冬だからホット、というわけにはいきません。
人それぞれ好みがあり、季節に関係なく冷たいのがいい、という人もいますし、逆に反対のパターンもあります。
また同じホットでも、熱いのがいい人もいますし、ぬるい方がいい人もいます。
温度に関しても好みを聞いておきましょう。

こういったお茶出しは、ビジネスマナーの基本のひとつです。
お茶そのものというよりも、気配りという点でのビジネスマナーです。
お茶出しをこなせれば、社会人としてのビジネスマナーはしっかり身についているといえるでしょう。

2011年7月27日|

カテゴリー:接客のマナー

FXって?